Desain Organisasi

Apakah Desain Organisasi Itu?

Desain organisasi adalah langkah-demi-langkah metodologi yang mengidentifikasi aspek disfungsional dari alur kerja, prosedur, struktur dan sistem, mensejajarkannya agar sesuai saat ini realitas bisnis/tujuan dan kemudian mengembangkan rencana untuk menerapkan perubahan baru. Proses ini berfokus pada peningkatan kedua sisi teknis dan orang-orang bisnis.
Bagi kebanyakan perusahaan, proses desain mengarah ke desain organisasi yang lebih efektif, hasil meningkat secara signifikan (profitabilitas, layanan pelanggan, operasi internal), dan karyawan yang diberdayakan dan berkomitmen untuk bisnis. Ciri dari proses desain adalah pendekatan komprehensif dan holistik untuk perbaikan organisasi yang menyentuh semua aspek kehidupan organisasi, sehingga Anda dapat mencapai:

• Layanan pelanggan sangat baik
• peningkatan profitabilitas
• Mengurangi biaya operasi
• Peningkatan efisiensi dan waktu siklus
• Budaya karyawan berkomitmen dan terlibat
• Sebuah strategi yang jelas untuk mengelola dan mengembangkan bisnis.

Dengan desain kita berbicara tentang integrasi orang dengan proses bisnis inti, teknologi dan sistem. Sebuah organisasi yang dirancang dengan baik memastikan bahwa bentuk organisasi sesuai tujuan atau strategi, memenuhi tantangan yang ditimbulkan oleh realitas bisnis dan secara signifikan meningkatkan kemungkinan bahwa upaya kolektif orang akan berhasil.
Sebagai perusahaan tumbuh dan tantangan dalam lingkungan eksternal menjadi lebih kompleks, proses bisnis, struktur dan sistem yang pernah bekerja menjadi hambatan untuk efisiensi, layanan pelanggan, moral karyawan dan profitabilitas keuangan. Organisasi yang tidak secara berkala memperbaharui diri menderita gejala seperti:

• Alur kerja yang tidak efisien dengan kerusakan dan langkah-langkah yang memiliki nilai tambah
• Redudansi dalam upaya ("kita tidak punya waktu untuk melakukan hal yang benar, tapi punya waktu untuk melakukannya")
• Pekerjaan yang terbagi tanpa memperhatikan keseluruhannya secara baik (bagian kapal Produksi yang buruk untuk memenuhi kuota)
• Kurangnya pengetahuan dan fokus pada pelanggan
• Menimbun mentalitas dan perebutan kekuasaan
• Kurangnya rasa kepemilikan ("Ini bukan pekerjaan saya"
• Menutupi dan menyalahkan ketimbang mengidentifikasi dan memecahkan masalah
• Keterlambatan dalam pengambilan keputusan
• Orang-orang tidak memiliki informasi atau wewenang untuk memecahkan masalah kapan dan di mana mereka terjadi
• Manajemen, garis depan bertanggung jawab untuk memecahkan masalah bila ada yang salah
• Dibutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan sesuatu yang telah dilakukan
• Sistem yang tidak jelas atau memperkuat perilaku yang salah
• Ketidakpercayaan antara pekerja dan manajemen

Metodologi Desain Organisasi

Meskipun beradaptasi dengan ukuran, kompleksitas dan kebutuhan setiap organisasi, proses desain terdiri dari langkah-langkah pokok sebagai berikut:

• Kesepakatan Proses Desain
  Sebagai pemimpin senior, Anda datang bersama-sama untuk membahas hasil bisnis saat ini, kesehatan organisasi, tuntutan lingkungan, dll dan kebutuhan untuk memulai proses tersebut. Anda membangun sebuah kesepakatan untuk proses desain yang mencakup "isu-isu terhadap perubahan" hasil yang diinginkan, ruang lingkup, alokasi sumber daya, deadline waktu, partisipasi, strategi komunikasi, dan parameter lain yang akan memandu proyek. Kadang-kadang, tim senior mungkin melakukan sebuah proses perencanaan strategis atau proses pengembangan tim eksekutif sebelum memulai inisiatif mendesain ulang, tergantung pada seberapa jelas mereka tentang strategi mereka dan seberapa baik mereka bekerja sama sebagai sebuah tim).
• Menilai Keadaan Bisnis Saat Ini
  Anda tidak ingin memulai membuat perubahan sampai Anda memiliki pemahaman yang baik tentang organisasi saat ini. Menggunakan penilaian yang komprehensif dari organisasi Anda untuk memahami bagaimana fungsinya, kekuatan dan kelemahan, dan keselarasan dengan ideologi inti dan strategi bisnis. Proses penilaian ini membawa para pemimpin organisasi dan anggota, tidak hanya tentang bagaimana organisasi saat ini bekerja tapi bagaimana berbagai bagian yang saling terkait, kondisi keseluruhan kesehatan dan, yang paling penting, apa yang perlu dilakukan untuk melakukan perbaikan.
• Mendesain Organisasi Baru
  Tim senior (dan / atau orang lain yang telah diundang untuk berpartisipasi dalam proses), melihat ke masa depan dan mengembangkan satu set lengkap rekomendasi desain untuk "masa depan yang ideal." Pada tingkat tinggi, langkah-langkah dalam proses ini meliputi berikut:
  
  1. Mendefinisikan prinsip pengorganisasian dasar Anda. (Apakah Anda mengatur terutama di sekitar fungsi, proses, pelanggan - jenis, teknologi, geografi, dll?)
  2. Memperlancar proses bisnis inti - mereka yang menghasilkan pendapatan dan / atau kiriman kepada pelanggan.
  3. Mendokumentasikan dan standardisasi prosedur.
  4. Pengorganisasian orang di sekitar proses inti. Mengidentifikasi headcount yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan inti.
  5. Mendefinisikan tugas, fungsi, dan keterampilan. Apa metrik kinerja untuk setiap fungsi / tim? Bagaimana mereka dievaluasi dan bertanggung jawab?
  6. Menentukan fasilitas, tata letak dan peralatan kebutuhan berbagai tim dan departemen di seluruh organisasi.
  7. Mengidentifikasi sumber dukungan (keuangan, penjualan, SDM, dll), misi, staf, dll dan dimana ini seharusnya berada.
  8. Mendefinisikan struktur manajemen yang menyediakan dukungan strategis, koordinasi dan operasional.
  9. Meningkatkan koordinasi dan pengembangan sistem (mempekerjakan, pelatihan, kompensasi, berbagi informasi, penetapan tujuan, dll).
  
  
  
  
  Pada beberapa titik proses desain bermetamorfosis ke dalam perencanaan transisi dimana deadline pelaksanaan ditetapkan dan spesifik, rencana aksi nyata dibuat untuk menerapkan desain baru. Dan bagian penting dari langkah ini termasuk mengkomunikasikan kemajuan untuk anggota lain dari organisasi. Sebuah rencana komunikasi dikembangkan yang mendidik orang dalam apa yang terjadi. Pendidikan menghantarkan kepada kesadaran, dan inklusi semua orang menghantarkan kepada komitmen awal.
• Menerapkan Desain
  Sekarang tugasnya adalah untuk membuat desain menjadi hidup. Orang-orang akan disusun dalam kelompok kerja alami yang menerima pelatihan tentang desain yang baru, keterampilan tim dan start-up team building. Peran kerja baru dipelajari dan hubungan baru dalam maupun di luar unit ditetapkan. Peralatan dan fasilitas yang diatur ulang. Sistem penghargaan, sistem kinerja, berbagi informasi, pengambilan keputusan dan sistem manajemen yang diubah dan disesuaikan. Beberapa diantaranya dapat dicapai dengan cepat. Beberapa lagi mungkin memerlukan lebih detail dan dilaksanakan selama jangka waktu yang lama.
  contoh: Sebuah perusahaan mengakui bahwa mereka menjadi birokratis dan tidak responsif terhadap kebutuhan pelanggan mereka. Setelah periode penilaian kekuatan dan kelemahan organisasi yang ada, mereka melakukan proses desain ulang organisasi di mana mereka mengorganisir fungsi depan kantor mereka untuk menjadi lebih kolaboratif dan berfokus pelanggan. Diagram di bawah ini menggambarkan, pada tingkat tinggi, perubahan ini.
  Pradesain Workflow:
  
  
  Post-design Workflow:
  
  
  Grafik pertama menggambarkan kecenderungan kebanyakan orang dalam organisasi untuk berpikir tentang lumbung dan mengatur orang-orang yang sesuai dengan kesamaan fungsi mereka. Grafik kedua menggambarkan bagaimana perusahaan mendefinisikan kembali batas-batas struktural untuk menjadi jauh lebih lintas fungsional di ujung depan bisnis mereka. Mereka menggabungkan orang-orang dari sejumlah departemen menjadi tim yang mengambil tanggung jawab penuh untuk mengelola pesanan pelanggan. Perusahaan ini mampu meningkatkan jumlah tagihan mereka dari lini produk utama sebesar 50% dan meningkatkan margin mereka hingga 25% .
  Tentu saja, grafik ini sangat menyederhanakan semua keputusan desain yang termasuk perbaikan dalam alur kerja dan dukungan sistem, dan peran pemimpin dan fungsi pendukung lainnya dalam organisasi baru. Tapi setidaknya gambaran ini memberi Anda gambaran tentang jenis integrasi dan peningkatan kerjasama yang dapat hasil dari desain organisasi.

Sumber:Dr. Roger K. Allen: What Is Organizational Design